TALLER 3

Unidades de correspondencia

En las entidades deben establecer de acuerdo ala estructura una unidad de correspondencia la cual gestione de manera centralizada y normatizada correctamente todos los procesos radicación, recepción y distribución de las comunicaciones de tal manera que contribuya al buen manejo de los programas de gestión documental y su preservación en el archivo histórico.

Funciones de la unida de correspondencia

Realizar envíos a nivel nacional, llevar acabo la distribución documental, recibir toda la correspondencia que llega a la entidad.

Comunicaciones Oficiales

Son todos aquellos generados por la unidad administrativa en el cumplimiento de sus funciones deben ser debidamente firmadas por el jefe de la entidad administrativa, generalmente son dirigidas a otras entidades en respuesta requerimientos.

Tablas de retención documental

Son un listado de series y subseries con su correspondiente tipos documentales a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Pasos para su elaboración

Compilación de la información institucional, através de la aplicación de la encuesta estudio de las unidades.

Entrevista con los productores de documentos de la institución.

identificar y definir las unidades documentales.

Análisis e interpretación de la producción y el tramite de documentos teniendo el manual de procedimientos de las dependencias.

identificar valores primarios de la documentación.

Análisis e interpretación de la información recolectada.

conformación de series y subseries con tipos documentales teniendo en cuenta la encuesta y los resultados del

Análisis de los manuales de procedimientos-

Elaboración y presentación de las TRD :

Elaborar la propuesta de la TRD con introducción y anexos que sustenten estos procesos.

Propuesta ante el comité de archivo

Remisión de las TRD al AGN para estudio y tramite

aplicación

Fecha a partir de la cual las TRD son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicación de estas.

Normas para la organización de archivos en correspondencia con las TRD de cada oficina.

Manual de archivo y correspondencia : este manual es donde se consigna como se realizan los procesos y procedimientos que se deben llevar acabo parte de procesos integrales de gestión documental en la entidad.

Diferencia entre archivo y correspondencia

Correspondencia es el área en la cual se encargan de la recepción , envió y distribución de la documentación de la entidad.

Archivo es el área encargada de dictar las políticas de la administración documental.

Partes de un manual de correspondencia:

Portada, presentación , introducción, objetivos, normatividad,legal, temáticas abordadas, marco teórico,procesos de plan integral de procesos.